Datenschutz

Information über die Erhebung personenbezogener Daten

(1) Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer Website. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Nutzerverhalten.

(2) Verantwortlich gemäß Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist die:

HEADSAHEAD GmbH

Goltsteinstraße 14
40211 Düsseldorf

AG Düsseldorf HRB 76900
info@headsahead.com

Tel: +49 211 – 54 21 06 – 0
Fax: +49 211 – 54 21 06 – 99

(3) Sie erreichen uns unter info@headsahead.com (siehe auch unser Impressum). Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter datenschutz@headsahead.com oder unserer jeweiligen Postadresse mit dem Zusatz „die Datenschutzbeauftragte“.

(4) Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail, Telefon, Post oder über ein Kontaktformular werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (ggf. Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name und/oder Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Ihre Rechte

(1) Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft,
  • Recht auf Berichtigung oder Löschung,
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
  • Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung,
  • Recht auf Datenübertragbarkeit.

(2) Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

Erhebung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website

Bei der bloß informatorischen Nutzung der Website, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Wenn Sie unsere Website betrachten möchten, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO):

  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit der Anfrage
  • Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
  • Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
  • Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
  • jeweils übertragene Datenmenge
  • Website, von der die Anforderung kommt
  • Browser
  • Betriebssystem und dessen Oberfläche
  • Sprache und Version der Browsersoftware.

Einsatz von Borlabs Cookie und WPML-Cookie. Die Website nutzt Borlabs Cookie. Dieses Tool speichert die Cookie-Präferenzen der Nutzer und stellt sicher, dass nicht notwendige Cookies erst nach der Zustimmung des Nutzers gesetzt werden. Die Speicherung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung zur Einholung einer Einwilligung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer rechtssicheren Dokumentation der Einwilligungen). 

Eingesetzte Cookies:

1: wp-wpml_current_language

Zweck: Speichert die aktuelle Sprache des Nutzers, um die korrekte Sprachversion der Website anzuzeigen.

Anbieter: WPML (OnTheGoSystems Limited)

Speicherdauer: 1 Tag

2: Borlabs Cookie

Zweck: Speichert die Einwilligungen des Nutzers für verschiedene Cookie-Kategorien.

Anbieter: Borlabs GmbH

Speicherdauer: 1 Jahr

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit unter „Cookies überarbeiten“ unter folgendem Link anpassen: https://www.headsahead.com/.

Widerspruch oder Widerruf gegen die Verarbeitung Ihrer Daten

(1) Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nachdem Sie ihn gegenüber uns ausgesprochen haben.

(2) Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

Einbindung von Diensten und Inhalten Dritter auf unserer Website

Die Rechtsgrundlage für die Nutzung dieser Dienste und die damit verbundene Verarbeitung von personenbezogenen Daten ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an dem Betrieb, der Optimierung und der ansprechenden Darstellung unserer Website.

Einsatz von Verlinkungen zu Social-Media-Webseiten

(1) Unsere Webseite enthält derzeit Verlinkungen zu folgenden Social-Media-Webseiten:

Xing und LinkedIn

Wenn Sie unsere Seite besuchen, werden zunächst grundsätzlich keine personenbezogenen Daten an die Anbieter der Social-Media-Webseiten weitergegeben. Den Anbieter der Social-Media-Webseite erkennen Sie über seinen Anfangsbuchstaben oder das Logo. Wir eröffnen Ihnen die Möglichkeit, über diese Verlinkung direkt auf die entsprechende Social-Media-Webseite zu gelangen.

(2) Sollten Sie eine der verlinkten Social-Media-Webseiten besuchen, haben wir weder Einfluss auf die erhobenen Daten und Datenverarbeitungsvorgänge, noch sind uns der volle Umfang der Datenerhebung, die Zwecke der Verarbeitung oder die Speicherfristen bekannt. Auch zur Löschung der erhobenen Daten durch den Anbieter der Social-Media-Webseite liegen uns keine Informationen vor.

(3) Wenn Sie eine der verlinkten Social-Media-Webseiten besuchen und bei dem Anbieter der Social-Media-Webseite eingeloggt sind, werden Ihre Daten direkt Ihrem beim Anbieter der Social-Media-Webseite bestehenden Konto zugeordnet. Wir empfehlen Ihnen, sich nach Nutzung eines sozialen Netzwerks regelmäßig auszuloggen, insbesondere jedoch vor Nutzung der Verlinkung, da Sie so eine Zuordnung zu Ihrem Profil bei dem Anbieter der Social-Media-Webseite vermeiden können.

(4) Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch den Anbieter der Social-Media Webseite erhalten Sie in den im Folgenden mitgeteilten Datenschutzerklärungen dieser Anbieter. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutze Ihrer Privatsphäre.

Adressen der jeweiligen Anbieter und URL mit deren Datenschutzhinweisen:

Verwendung von Google Web Fonts

(1) Wir nutzen auf unserer Webseite zum Zwecke der einheitlichen Darstellung von Schriftarten auf Ihrem Gerät externe Schriftarten („Google Fonts“), die von Google bereitgestellt werden. Google Fonts ist ein Dienst von Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Beim Aufruf unserer Webseite lädt Ihr Browser die benötigten Web Fonts in ihren Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen. Die Einbindung der Web Fonts erfolgt über eine Schnittstelle („API“) zu den Google-Diensten. Durch die Einbindung der Web Fonts erhebt Google unter Umständen Informationen (auch personenbezogene Daten) und verarbeitet diese in den USA. Google LLC hat sich dem EU-US Data Privacy Framework unterworfen (https://www.dataprivacyframework.gov/), das einen angemessenen Datenschutz bei der Übermittlung personenbezogener Daten in die USA gewährleistet. Wir selbst erheben im Rahmen der Bereitstellung der Google Fonts keine Daten.

(2) Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist nicht erforderlich oder verpflichtend. Die Nichtbereitstellung kann zur Folge haben, dass Sie unsere Webseite nicht bzw. nicht vollumfänglich nutzen können und sich die Darstellung der Webseite verändert.

(3) Sie können Ihren Browser so einstellen, dass die Schriften nicht von den Google-Servern geladen werden. Falls Ihr Browser Google Fonts nicht unterstützt oder Sie den Zugriff auf die Google-Server unterbinden, wird der Text in der Standardschrift des Systems angezeigt.

(4) Nähere Informationen finden Sie unter:

Einbindung von Google Maps

(1) Auf dieser Webseite nutzen wir das Angebot von Google Maps. Dadurch können wir Ihnen interaktive Karten direkt in der Webseite anzeigen und ermöglichen Ihnen die komfortable Nutzung der Karten-Funktion.

(2) Durch den Besuch auf der Webseite erhält Google die Information, dass Sie die entsprechende Unterseite unserer Webseite aufgerufen haben. Zudem werden die unter Abschnitt „Erhebung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website“ genannten Daten übermittelt. Dies erfolgt unabhängig davon, ob Google ein Nutzerkonto bereitstellt, über das Sie eingeloggt sind, oder ob kein Nutzerkonto besteht. Wenn Sie bei Google eingeloggt sind, werden Ihre Daten direkt Ihrem Konto zugeordnet. Wenn Sie die Zuordnung mit Ihrem Profil bei Google nicht wünschen, müssen Sie sich ausloggen. Google speichert Ihre Daten als Nutzungsprofile und nutzt sie für Zwecke der Werbung, Marktforschung und/oder bedarfsgerechten Gestaltung seiner Webseite. Eine solche Auswertung erfolgt insbesondere (selbst für nicht eingeloggte Nutzer) zur Erbringung von bedarfsgerechter Werbung und um andere Nutzer des sozialen Netzwerks über Ihre Aktivitäten auf unserer Webseite zu informieren. Ihnen steht ein Widerspruchsrecht zu gegen die Bildung dieser Nutzerprofile, wobei Sie sich zur Ausübung dessen an Google richten müssen.

(3) Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch den Plug-in-Anbieter erhalten Sie in den Datenschutzerklärungen des Anbieters. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutze Ihrer Privatsphäre: http://www.google.de/intl/de/policies/privacy. Google LLC verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auch in den USA und hat sich dem EU-US Data Privacy Framework unterworfen (https://www.dataprivacyframework.gov/).

AUFTRAGSVERARBEITER MICROSOFT 365 UND COPILOT

(1) Für unsere interne Kommunikation, Dokumentenverwaltung und KI-gestützte Produktivität nutzen wir Microsoft 365 sowie das dazugehörige KI-Tool Microsoft 365 Copilot, bereitgestellt von Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland (nachfolgend „Microsoft“). Microsoft verarbeitet in diesem Rahmen personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

(2) Mit Microsoft besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum, DPA). Microsoft verarbeitet personenbezogene Daten grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums (EU Data Boundary). Soweit ausnahmsweise eine Verarbeitung in einem Drittland (insbesondere den USA) erfolgt, ist diese durch den EU-US-Datenschutzrahmen (Data Privacy Framework) bzw. Standardvertragsklauseln abgesichert. Prompts und Antworten in Microsoft 365 Copilot werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft finden Sie unter: https://www.microsoft.com/de-de/trust-center/privacy.

(3) Im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 Copilot können personenbezogene Daten, insbesondere Kandidaten- und Kundendaten, durch das KI-System verarbeitet werden, sofern diese in der Microsoft-365-Umgebung des Unternehmens gespeichert sind. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effizienten und sicheren Gestaltung unserer Geschäftsprozesse).

KI-GESTÜTZTE VERARBEITUNG

(1) Wir setzen im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit KI-gestützte Werkzeuge ein, insbesondere Microsoft 365 Copilot. Diese Werkzeuge unterstützen uns bei der Recherche, Dokumentenerstellung, internen Kommunikation und Datenverwaltung. In Übereinstimmung mit den Anforderungen des EU AI Acts (Art. 50) informieren wir Sie über den Einsatz dieser Systeme.

(2) Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass alle Entscheidungen, die Kandidatinnen und Kandidaten oder Kundenunternehmen betreffen, insbesondere die Auswahl und Bewertung von Personen im Rahmen von Suchmandaten, ausschließlich durch unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter getroffen werden. KI-Systeme werden ausschließlich als Hilfswerkzeug eingesetzt und treffen keine eigenständigen Entscheidungen über Personen. Eine automatisierte Einzelentscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. KI-generierte Ergebnisse werden vor ihrer Verwendung stets durch einen Menschen geprüft.

(3) KI-Systeme werden von uns nicht eingesetzt, um Kandidatinnen und Kandidaten automatisch zu bewerten, zu ranken oder auszuwählen. Der Einsatz beschränkt sich auf administrative und produktivitätssteigernde Aufgaben ohne Einfluss auf Personalentscheidungen. Bei der von uns beschriebenen Nutzung wird Copilot nicht für die in Art. 6 i. V. m. Anhang III Nr. 4 EU AI Act genannten Hochrisiko-Zwecke eingesetzt. Eine automatisierte Bewertung, Rangfolge oder Profilbildung von Personen findet nicht statt.

VERARBEITUNG VON KANDIDATEN- UND KUNDENDATEN

(1) Diese Datenschutzerklärung gilt nicht nur für Personen, die unsere Website besuchen oder uns aktiv kontaktieren, sondern auch für Personen, deren personenbezogene Daten wir im Rahmen unserer Tätigkeit als Executive-Search- und Headhunting-Dienstleister verarbeiten, ohne dass diese Daten direkt von den betroffenen Personen bei uns erhoben wurden (Art. 14 DSGVO). Dies betrifft insbesondere Kandidatinnen und Kandidaten sowie Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner bei Kundenunternehmen.

(2) Die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten stammen aus folgenden Quellen:

  • Öffentlich zugängliche berufliche Profile und Netzwerke (z. B. LinkedIn, XING);
  • Empfehlungen durch Dritte (z. B. Geschäftspartner, andere Kandidaten);
  • Informationen, die im Rahmen von Bewerbungsprozessen oder direkten Gesprächen mitgeteilt wurden (z.B. Lebensläufe, Interviewnotizen);
  • Öffentlich zugängliche Unternehmenswebseiten und Fachdatenbanken.

(3) Wir verarbeiten zu diesem Zweck insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten: Kontaktdaten (Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), berufliche Qualifikationen und Werdegang, Tätigkeitsschwerpunkte und Branchenerfahrung, Informationen zu Gehaltsvorstellungen und Verfügbarkeit sowie Gesprächsnotizen und Korrespondenz im Rahmen des Vermittlungsprozesses.

(4) Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Vermittlung von Führungskräften und Spezialisten sowie der Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten gegenüber Kundenunternehmen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Durchführung von Personalvermittlung). Das berechtigte Interesse überwiegt, da Kandidatinnen und Kandidaten im beruflichen Kontext typischerweise mit einer professionellen Kontaktaufnahme durch Executive-Search-Dienstleister rechnen. Für Kundendaten gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) als primäre Rechtsgrundlage.

(5) Sofern Ihre Daten nicht direkt bei Ihnen erhoben wurden, erhalten Sie diese Information spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme durch uns, in der Regel per E-Mail oder Telefon. Bei der ersten Kontaktaufnahme weisen wir Sie auf diese Datenschutzerklärung hin.

(6) Personenbezogene Daten von Kandidatinnen und Kandidaten sowie Kundenkontakten werden gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Vermittlungszweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die weitere Erforderlichkeit prüfen wir in regelmäßigen Abständen. Auf Verlangen werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht, sofern die Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO vorliegen und sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

(7) Ihnen stehen alle unter „Ihre Rechte“ beschriebenen Datenschutzrechte zu, insbesondere das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Für die Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannte Kontaktadresse oder direkt an unsere Datenschutzbeauftragte.

Datenlöschung und Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt.